Coordenadoria de Informática

Aquisição de Softwares

A aquisição de softwares na UDESC é regulamentada pela IN 002/2008.

Como solicitar aquisição de softwares?

Para adquirir um software, o interessado deve abrir um protocolo no SGPe de acordo com os passos a seguir:

Passo 1: Abertura do Protocolo no SGPe

Ao criar o processo digital, preencha os campos exatamente como indicado:

• Assunto: 1447 - Aquisições e contratações - tecnologia.

• Classe: 152 - Processo sobre Aquisição de Bens e Contratação de Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação.

• Setor de Origem e Competência: Marque "Meu Setor".

• Interessado: Insira o número da sua matrícula.

• Detalhamento do Assunto: Informe claramente que se trata de "Aquisição de softwares".

• Forma de Compra / Licenciamento: Indique o fornecedor do software

Passo 2: Documentação obrigatória (anexos)

1-Justificativa técnica: Quando se tratar de software adquirido especificando desenvolvedor/fabricante (ex. Adobe, Microsoft, Corel, Autocad, NVIVO, etc) o solicitante deve adicionar um documento respondendo as seguintes questões:

a)  Objetivo da aquisição

b)  Justificativa para aquisição

c)  Descrição detalhada do aplicativo

d)  Período de atualização do software (tempo mínimo dois anos)

e)  Quantidade e tipo de mídia

f)   Nome do Desenvolvedor do Software

g)  Informa se possui licenciamento educacional para este produto

h)  Apresentar orçamentos conforme previsto na IN 008/2011

i)   Preço médio (mediana) e preço unitário em R$

j)  Local de instalação e de entrega

k)  Justificativa para a aquisição pela marca

l)   Se existe software livre compatível (sim/não)

m) Justificava da não opção de software livre (justificar tecnicamente) 

2-Documento de Oficialização de demanda: Após o preenchimento (modelo aqui), solicitar a assintura do Diretor Administrativo. 

3-Termo de Referência: use o modelo disponível neste link para compor um Termo de Referência. Este documento é o detalhamento das características e funcionalidades esperadas do software a ser adquirido. Quando se trata de aquisição direta por marca o documento deve descrever o software, quando o software participará de processo licitatório onde existem mais de um fornecedor, o documento servirá de base para determinar quais software se enquandram na necessidade do solicitante. Quanto mais detalhado e preciso for o ducumento, maiores serão as chances do documento ser aprovado pela SEA.

4-Orçamentos: instrutir o documento digital com o máximo possível de orçamentos, em moeda nacional, com revendedores ou fornecedores brasileiros.  Quando não for possível, adicionar documento que justifique e colocar tabela de conversão dos valores para a moeda nacional e a data de conversão destes valores.

5-Carta de exclusividade: Quando se aplicar, instrutir o processo com documento que comprove a exclusividade de determinado fornecedor para a comercialização do software. ATENÇÃO: Não são aceitas cartas de exclusividade emitida pelo próprio fornecedor.

Passo 3: Tramitação do processo

Envio Inicial: Após anexar toda a documentação, encaminhe o processo para a Coordenadoria de Informática (CINF) do CEART para emissão de parecer técnico.

Homologação: Se aprovado pela CINF, o processo será enviado à SETIC para homologação.

Importante! Processos que chegarem à SETIC incompletos ou sem atender às orientações acima serão devolvidos à origem.