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A Direção de Administração (DAD) do Centro de Ciências Humanas e da Educação (Faed) da Universidade do Estado de Santa Catarina (Udesc) criou um sistema para facilitar o acompanhamento e o controle de recursos orçamentários destinados a projetos e setores. Desenvolvida pelo diretor de Administração, Guilherme Medeiros, a ferramenta surgiu a partir de uma demanda identificada na gestão dos recursos do centro e começou a ser utilizada em fase de testes em março deste ano.

O sistema funciona de forma complementar ao Sistema de Gerenciamento  Orçamentário e Financeiro (SIGEOF), ferramenta institucional de gerenciamento orçamentário e financeiro. A principal diferença é a possibilidade de detalhar dentro de um recurso global quanto pertence a cada projeto ou responsável.

“Ela nasceu para isso: para definir o que é de quem e fazer com que a soma total dê exatamente o que está registrado no sistema institucional”, explica Medeiros.

Na prática, o SIGEOF apresenta à direção o valor total disponível em determinada rubrica, como material de consumo, diárias ou passagens. Quando existem vários projetos utilizando aquele mesmo recurso. Porém, o sistema institucional não permite visualizar, de maneira individualizada, quanto corresponde a cada projeto. Antes da nova ferramenta, esse acompanhamento era feito por meio de planilhas eletrônicas.

“Era uma miríade de planilhas usadas de maneira isolada. Agora todas as informações estão concentradas num único sistema”, explica o economista Antônio Marcos Machado, que atua na Direção de Administração (DAD) da Udesc Faed e também participou do processo de criação do sistema.

O novo sistema reproduz essa estrutura de controle de maneira digital. Cada recurso pode ser associado a um centro de custo, como um projeto, e às respectivas rubricas e vínculos. Dessa forma, é possível registrar as despesas e acompanhar o saldo disponível de cada recurso.

Um coordenador de projeto, por exemplo, acessa apenas as informações relacionadas ao recurso sob sua responsabilidade. Com login e senha, ele consegue consultar quanto já foi utilizado, quais despesas foram realizadas e quanto ainda está disponível. O acesso é restrito, de modo que um usuário não visualiza os projetos ou recursos de outros responsáveis.

O sistema pode ser acessado somente por pessoas autorizadas no endereço.

Apoio à gestão

A solução foi pensada inicialmente para atender necessidades da Udesc Faed relacionadas a programas como o Programa de Apoio à Extensão (Paex) e também ao Orçamento Participativo do centro. Em ambos os casos, havia a necessidade de identificar individualmente os recursos que no sistema institucional apareciam de forma consolidada.

No orçamento participativo, por exemplo, os recursos são distribuídos aos departamentos da Udesc Faed conforme critérios definidos pelo centro. Cada departamento passa a administrar sua parcela do orçamento, mas o acompanhamento detalhado de quanto ainda está disponível em cada rubrica exigia controles paralelos.

A ferramenta permite visualizar esse detalhamento e identificar situações em que é necessário fazer uma alteração na distribuição dos recursos entre rubricas. Assim, o responsável consegue verificar, por exemplo, quanto foi destinado a diárias, quanto já foi utilizado e qual é o saldo disponível.

A iniciativa, que começou na Udesc Faed, já está sendo utilizada por outros centros. Segundo Medeiros, a estrutura foi desenvolvida de forma contínua e vem recebendo atualizações conforme surgem novas necessidades.

Assistente virtual amplia acesso às informações

A partir do sistema de controle de recursos, Medeiros também desenvolveu uma assistente virtual para facilitar o acesso a informações relacionadas aos recursos e aos processos administrativos.

A ferramenta pode ser utilizada por professores, técnicos, estudantes que tenham recursos cadastrados ou que precisem consultar informações administrativas. O acesso é feito pelo telefone, permitindo que o usuário consulte, por exemplo, o saldo de um recurso sem precisar entrar diretamente no sistema com login e senha.

A assistente consulta a mesma base de dados do sistema e apresenta as informações de maneira mais simples. O usuário pode solicitar dados sobre despesas e saldos e, quando necessário, acessar o sistema completo para obter informações mais detalhadas.

A ferramenta também reúne outros conteúdos de interesse da comunidade acadêmica, como o calendário de licitações, o calendário acadêmico e manuais de processos. Assim, um professor que tenha dúvidas sobre como solicitar uma passagem ou diária pode consultar a assistente e receber as orientações e os documentos correspondentes.

Enquanto o sistema de controle é voltado principalmente aos gestores e responsáveis pelos recursos, a assistente virtual busca facilitar o acesso às informações por um público mais amplo.

Para Medeiros, as duas ferramentas fazem parte de um mesmo esforço de tornar mais simples e transparente o acompanhamento dos recursos públicos administrados pela universidade. O sistema segue em desenvolvimento e deve incorporar novas funcionalidades à medida que outros centros passem a utilizá-lo.

Assessoria de Comunicação da Udesc Faed
Jornalista Magali Moser (MTB/SC 02353)
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