PROPLAN

Com o objetivo de implantar políticas de gestão documental na UDESC, no que se refere a tramitação dos processos e a organização dos arquivos nos diversos centros de ensino da UDESC foi criado em agosto de 2006 o Grupo de Trabalho – GT "Conversando sobre Arquivos Universitários". Em 2007 este grupo passou a integrar a Comissão Permanente de Gestão Documental criada pela Portaria nº 536 de 23/07/2007. Com a aprovação do Regimento geral da UDESC, a comissão foi transformada por meio da Portaria nº 94 de 22/02/2008 em Comitê Permanente de Gestão Documental – COPEGED.

O Comitê Permanente de Gestão Documental está respaldado pelo artigo 20 do Regimento Geral da UDESC, que possibilita a criação de comitês temáticos de caráter consultivo. Portanto, é considerado órgão de caráter consultivo e permanente, com a finalidade de elaborar, coordenar, monitorar e avaliar as políticas do Sistema de Arquivos da Universidade do Estado de Santa Catarina (SIAR/UDESC), constituindo-se elemento intermediário entre a Coordenadoria de Documentação e a Rede de Arquivos da UDESC.

Competências

• Assessorar o Coordenador de Documentação nos assuntos relacionados à Gestão Documental na UDESC;
• Elaborar, coordenar e avaliar as políticas de gestão documental, constituindo-se elemento intermediário entre a Coordenadoria de Documentação da Reitoria e os demais órgãos da Reitoria e os Centros de Ensino da UDESC;
• Normatizar os procedimentos relativos à administração do patrimônio documental e garantir a sua preservação;
• Propor, adequar e elaborar os instrumentos de gestão documental;
• Estabelecer critérios de avaliação da documentação produzida e acumulada pela UDESC;
• Proceder a avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos;
• Participar do processo de eliminação de documentos de arquivos;
• Elaborar estudos e diagnósticos junto aos diversos setores acadêmicos e administrativos, necessários à Gestão Documental;
• Pesquisar, colher e sistematizar dados e informações pertinentes e necessárias à Gestão Documental;
• Discutir, analisar e fundamentar propostas temáticas para o desenvolvimento da Gestão Documental.

De acordo com a Instrução Normativa 006/2008 - SEA/SC a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD deve ser designada pelo titular de cada órgão público, por meio de portaria, devendo conter no mínimo cinco integrantes, servidores públicos, de preferência em exercício nas áreas de Planejamento, Tecnologia da Informação, Recursos Humanos, Financeira, Administrativa, Jurídica, Protocolo e Arquivo.

Cabe a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UDESC promover a elaboração, implantação, aplicação das Tabelas de Temporalidade e a cada dois anos a sua atualização de acordo com a orientação do órgão normativo do Sistema de Gestão Documental, para que se registre as modificações ocorridas nos documentos oficiais (criação e/ou extinção de séries documentais) e na estrutura do órgão.

A designação da CPAD/UDESC ocorreu por meio da Portaria 358/13 de 12/04/13, publicada no D.O.E em 17/04/2013. Seguem os membros da CPAD/UDESC:

• Gleicy de Cássia Borges Rampinelli (CDOC/PROPLAN - Presidente
• Adilton Lobo (Arquivo Central//CDOC/PROPLAN) - Membro
• Letícia Bossle Silveira (CRH/PROAD) - Membro
• Enivaldo de Oliveira Scheffer (SETIC) - Membro
• Scheila Gerber Peres (CFIN/PROAD) - Membro

Tânia Caldeira de Andrade e Silva (PROJUR) - Membro

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UDESC: Atividade-Fim (Ensino, Pesquisa e Extensão) publicada no Diário Oficial do Estado de Santa Catarina, nº 19.700 de 11 de novembro de 2013 (p. 27-43); Versão em PDF AQUI

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: Atividade-Meio ( administração geral, gestão de recursos humanos, gestão de patrimônio, bens materiais e serviços, e outros): A portaria nº 854 de 18 de novembro de 2008 / SEA, homologa a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das atividades meio a serem utilizadas pelos Órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações do Poder Executivo do Estado de Santa Catarina. Publicada no Diário Oficial do Estado de Santa Catarina, nº 18.504 de 05 de dezembro de 2008;

Plano de Classificação de Documentos (atividades-fim): publicada no Diário Oficial do Estado de Santa Catarina, nº 19.700 de 11 de novembro de 2013 (p. 21-27)

Plano de Classificação de Documentos (atividades-meio): A portaria nº 870 de 16 de novembro de 2010/SEA, homologa o Plano de Classificação de Documentos das atividades meio a serem utilizadas pelos Órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações do Poder Executivo do Estado de Santa Catarina. Publicada no Diário Oficial do Estado de Santa Catarina, nº 18.973 de 19 de novembro de 2010;

Manual de Padronização e Redação de Atos Oficiais - Decreto nº 840 de 27 de desembro de 1999.