O Sistema de Gestão Documental da Udesc (SIGEDOC/UDESC), foi criado pela Resolução n. 032/2009 CONSUNI, com a finalidade de administrar a produção arquivística desde a geração ou recepção dos documentos, até o seu destino final, com ênfase na preservação, compartilhamento e disseminação das informações geradas pelas relações internas e externas da Udesc.
Com o objetivo de implantar políticas de gestão documental na UDESC, no que se refere a tramitação dos processos e a organização dos arquivos nos diversos centros de ensino da UDESC foi criado em agosto de 2006 o Grupo de Trabalho – GT "Conversando sobre Arquivos Universitários". Em 2007 este grupo passou a integrar a Comissão Permanente de Gestão Documental criada pela Portaria nº 536 de 23/07/2007. Com a aprovação do Regimento geral da UDESC, a comissão foi transformada por meio da Portaria nº 94 de 22/02/2008 em Comitê Permanente de Gestão Documental – COPEGED.
O Comitê Permanente de Gestão Documental está respaldado pelo artigo 20 do Regimento Geral da UDESC, que possibilita a criação de comitês temáticos de caráter consultivo. Portanto, é considerado órgão de caráter consultivo e permanente, com a finalidade de elaborar, coordenar, monitorar e avaliar as políticas do Sistema de Arquivos da Universidade do Estado de Santa Catarina (SIAR/UDESC), constituindo-se elemento intermediário entre a Coordenadoria de Documentação e a Rede de Arquivos da UDESC.
Competências
De acordo com a Instrução Normativa 006/2008 - SEA/SC a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD deve ser designada pelo titular de cada órgão público, por meio de portaria, devendo conter no mínimo cinco integrantes, servidores públicos, de preferência em exercício nas áreas de Planejamento, Tecnologia da Informação, Recursos Humanos, Financeira, Administrativa, Jurídica, Protocolo e Arquivo.
Cabe a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UDESC promover a elaboração, implantação, aplicação das Tabelas de Temporalidade e a cada dois anos a sua atualização de acordo com a orientação do órgão normativo do Sistema de Gestão Documental, para que se registre as modificações ocorridas nos documentos oficiais (criação e/ou extinção de séries documentais) e na estrutura do órgão.
A designação da CPAD/UDESC ocorreu por meio da Portaria 358/13 de 12/04/13, publicada no D.O.E em 17/04/2013. Seguem os membros da CPAD/UDESC:
Tânia Caldeira de Andrade e Silva (PROJUR) - Membro
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UDESC: Atividade-Fim (Ensino, Pesquisa e Extensão) publicada no Diário Oficial do Estado de Santa Catarina, nº 19.700 de 11 de novembro de 2013 (p. 27-43); Versão em PDF AQUI
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: Atividade-Meio ( administração geral, gestão de recursos humanos, gestão de patrimônio, bens materiais e serviços, e outros): A portaria nº 854 de 18 de novembro de 2008 / SEA, homologa a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das atividades meio a serem utilizadas pelos Órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações do Poder Executivo do Estado de Santa Catarina. Publicada no Diário Oficial do Estado de Santa Catarina, nº 18.504 de 05 de dezembro de 2008;
Plano de Classificação de Documentos (atividades-fim): publicada no Diário Oficial do Estado de Santa Catarina, nº 19.700 de 11 de novembro de 2013 (p. 21-27)
Plano de Classificação de Documentos (atividades-meio): A portaria nº 870 de 16 de novembro de 2010/SEA, homologa o Plano de Classificação de Documentos das atividades meio a serem utilizadas pelos Órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações do Poder Executivo do Estado de Santa Catarina. Publicada no Diário Oficial do Estado de Santa Catarina, nº 18.973 de 19 de novembro de 2010;
Manual de Padronização e Redação de Atos Oficiais - Decreto nº 840 de 27 de desembro de 1999.