Setor de Contratos

Apresentação

O Setor de Contratos da CLC/Proad foi criado em 11 de dezembro de 2013 através da Resolução nº 068/2013 – Consuni, que altera o Regimento Geral da Fundação Universidade do Estado de Santa Catarina – Udesc:
 
Art. 1º Fica incluído o item 5 na alínea “e” do inciso I do art. 19 do Regimento Geral da Udesc, aprovado pela Resolução nº 044/2007 – Consuni, com a seguinte redação: 

“Art. 19. ... 
... omissis 
5 - Setor de Gestão de Contratos.”


As atribuições do Setor de Gestão de Contratos estão previstas nas Instruções Normativas Proad/Proplan nº 006/2019 e 017/2019:

Segundo a IN 017/2019/Proad/Proplan, que tem como objetivo a regulamentação dos procedimentos internos a serem observados durante a execução dos contratos firmados entre a Udesc e seus fornecedores, competem ao Gestor de Administração de Contratos as seguintes atribuições:
a) Controlar a vigência do contrato e demais prazos estabelecidos;
b) Informar às autoridades superiores com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias para a modalidade de pregão e de 120 (cento e vinte) dias para as demais modalidades sobre o término da vigência do contrato, para que se determine pela continuidade do mesmo ou lançamento de novo processo aquisitivo;
c) Montar minutas de aditivos ou apostilamentos;
d) Promover a instrução técnica no processo, e demais documentos exigidos pela UDESC;
e) Encaminhar e acompanhar a tramitação e andamento dos processos relacionados ao contrato;
f) Elaborar minuta de notificação de aplicação das sanções previstas, a partir das informações do Fiscal do Contrato;
g) Encaminhar à contratada a notificação de aplicação das sanções, com prova de recebimento;
h) Convocar as contratadas para assinar os aditivos;
i) Verificar o cumprimento da garantia contratual, inclusive nas prorrogações e alterações dos contratos;
j) Manter atualizadas as informações para a gestão do contrato;
k) Encaminhar os termos de aditamentos e demais atos para publicação, quando necessária;
l) Solicitar, sempre que julgar necessário, apoio técnico de outros setores ou do Responsável Técnico para subsidiar suas decisões. 
 
Além das atribuições previstas pela IN 017/2019, o Setor de Gestão de Contratos também tem papel fundamental na gestão dos contratos resultantes de processos licitatórios realizados pelo Sistema de Registro de Preços (SRP) através da IN 006/2019. De acordo com o Art. 9° desta IN, cabe ao Setor de Gestão de Contratos (SEGECON) as seguintes atribuições, enquanto gestor da Ata:

a) Recepcionar os pedidos de Aditivos das atas por parte dos interessados contendo os seguintes documentos:
a.1) Comunicação interna, contendo a quantidade a ser acrescida e a justificativa do interesse público em realizar o aditivo;
a.2) Certidões Negativas de Débito validas do fornecedor;
a.3) Declaração de ciência do fornecedor da intenção da Administração em firmar o aditivo;
b) Após recepcionar os documentos do aditivo, o SEGECON irá elaborar a Instrução técnica e a minuta do Termo Aditivo, encaminhando-as para a PROJUR para análise, aprovação e posterior encaminhamento ao Reitor para assinatura.
c) Após a assinatura dos documentos o SEGECON irá convocar a empresa para a assinatura;
d) Por fim, após a assinatura do termo aditivo, o SEGECON providenciará o seu extrato no Diário Oficial do Estado de Santa Catarina (DOE - SC) devendo atualizar a planilha de quantitativos de controle de saldo, bem como informar aos Centros interessados, via e-mail, encaminhando cópia digitalizada do termo aditivo e da lauda de publicação;
e) No encerramento do processo licitatório por SRP feitos pela Reitoria, o SEGECON informará aos participantes sobre a Ata de Registro de Preços (ARP) assinada, devendo disponibilizar (encaminhar) digitalmente o edital, planilha de quantitativos e controle de saldos, cópia da ARP e vigência, bem como os dados dos fornecedores à Direção de Administração e ao Coordenador de Compras dos Centros participantes do certame.

Considerando que o SEGECON também é o responsável pelas Autorizações de Fornecimento (AF), Ordens de Serviço (OS) e Contratos provenientes de SRP da Reitoria, o mesmo possui as seguintes atribuições para AF/OS/Contratos emitidas pela Reitoria:

a) Recepcionar o processo digital por fornecedor, no SGP-e, solicitando a AF ou OS correspondente. 
b) Numerar a AF/OS/Contrato no Sistema de Contratos (SICON).
c) Abrir a Autorização de Empenhamento no SIGEOF do tipo global e com todas as especifações devidas.
d) Após a Execução do Empenho e a confecção da AF/OS/Contrato, o SEGECON encaminhará o processo digital para a assinatura do Pro-Reitor de Administração e posterior assinatura do Excelentíssimo Reitor;
e) Após as assinaturas, o SEGECON publicará os extratos do contrato no DOE e os extratos das AF/OS no site da UDESC, de acordo com os prazos legais.

Por fim, nas licitações abertas pela Reitoria, compete ao SEGECON recepcionar todos os processos de AF/OS/Contratos de Atas com vigência expirada e anexar esses processos nos autos do respectivo processo licitatório.